SELALU ADA ARSIP DI PERUSAHAAN
Pada perusahaan tertentu, pekerjaan menyusun file biasanya termasuk hal yang tidak menarik untuk dilakukan oleh sebagian karyawan perusahaan. Ada beberapa karyawan yang menganggap tugas ini adalah pekerjaan remeh-temeh, kurang memberikan tantangan, membosankan, kurang bergengsi dan lain sebagainya. Mungkin karena karyawan yang ditugaskan tersebut menganggap pekerjaan ini tidak terlau penting untuk dikerjakan. Karyawan berpendapat bahwa ada banyak pekerjaan lain yang memberikan value added lebih untuk perusahaan. Maka tidak mengherankan jika ada perusahaan menugaskan kepada karyawan junior atau karyawan kontrak berdasarkan project atau bahkan tenaga magang untuk melakukan pekerjaan menyusun dokumen atau filling. Jika hal ini terjadi, maka akan menyulitkan perusahaan apabila suatu saat nanti, saat suatu dokumen dibutuhkan, karyawan yang sebelumnya menyusun file tersebut sudah tidak di bagian yang sama, atau bahkan sudah tidak bekerja lagi di perusahaan. Hal ini tentu akan kerumitan bagi perusahaan untuk mendapatkan dokumen atau file yang dibutuhkan.
Sementara itu dokumen perusahaan setiap hari selalu ada dan bertambah banyak. Sulit menghindari perusahaan tanpa arsip, masih banyak perusahaan yang menggunakan media kertas untuk kelengkapan proses pembayaran kepada pemasoknya. Menggunakan kertas atau semacam voucher pembayaran untuk lembar persetujuan pimpinan sebelum pembayaran dilakukan kepada pemasok. Meminta kwitansi atau tagihan dari pemasoknya beserta dengan kelengkapan lain seperti faktur pajak, surat jalan. Akhirnya jumlah dokumen yang dimiliki perusahaan akan selalu ada dan bertambah. Sangat sulit bagi perusahaan beroperasi tanpa kertas, tanpa dokumen, tanpa file, tanpa arsip.
Bersyukur karena kita sekarang ini hidup dalam dukungan teknologi yang makin canggih. Banyak hal yang dibuat makin mudah, sederhana, cepat, akurat dengan bantuan teknologi. Sangat umum transaksi bank dilakukan perusahaan menggunakan fasilitas internet banking, tidak lagi harus dengan lembaran cek, giro atau lembar aplikasi transfer. Tidak lagi harus pergi ke counter bank untuk menjalankan transaksi pembayaran. Sehingga dengan demikian penggunaan kertas memang dapat jauh dikurangi, pepper less. Namun, tetap saja akan ada dokumen dan arsip yang perlu disimpan oleh perusahaan.

PUNYA ARSIP BUKAN MASALAH
Apabila sudah ada karyawan yang ditugaskan khusus untuk mengurus arsip, menyusun dokumen dan file di perusahaan; ternyata masih ada hal-hal lain yang perlu dipikirkan. Apakah karyawan yang ditugaskan tersebut memiliki kemampuan untuk melakukan tugas menyusun arsip dengan baik? Mungkin dalam persepsi karyawan tujuan menyusun arsip adalah supaya dokumen dan file menjadi terlihat rapi. Yang penting dokumen tidak berserakan sehingga semua dimasukan dalam odner begitu saja, selanjutnya masuk dalam cabinet atau lemari. Begitu sudah tidak tampak berserakan atau berantakan di meja, dianggap sudah rapi. Namun, sayangnya terlihat rapi bukan berarti teratur baik; good looking but not in proper order. Kalau ini yang terjadi, maka tidak terlalu mengherankan apabila suatu saat perusahaan membutuhkan dokumen, tidak mudah untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan dengan cepat; atau malah tidak dapat diketemukan.
Menyimpan arsip dalam jumlah yang makin banyak juga membutuhkan ruang. Kalau ada alokasi ruang untuk menyimpan file di kantor, tidak jarang ruang tersebut pasti terbatas. Masalah baru akan muncul lagi kalau ruang yang sudah disediakan ternyata tidak cukup untuk menyimpan arsip perusahaan yang terus bertambah. Padahal untuk menambah ruang penyimpanan arsip perlu investasi lagi.
Apabila Bapak, Ibu mengalami hal serupa dengan di atas dalam menangani arsip perusahaan dan ingin solusi yang tepat, silakan hubungi ASGRAFO melalui email atau telepon. Hubungi kami 021-2288 6555 atau 0815 9358 927 (Bapak Ahmad Zaelani). Kami dengan senang hati akan membantu perusahaan anda untuk masalah pengelolaan arsip ini.